Cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết nhất

Theo VOCA    00:00 16/11/0021   

Email bằng tiếng Anh ngày càng trở nên phổ biến trong cuộc sống cũng như công việc hàng ngày của nhiều người khi mà thế giới ngày càng toàn cầu hóa. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu với các bạn cấu trúc thường có trong một bức thư bằng tiếng Anh cũng như hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết nhất.

1. Salutation & Greeting - Chào hỏi

• Nếu bạn đã biết tên người nhận

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ex: Dear Mrs. Phung

Dear Mr. Brown

• Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng first name (tên)

Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….

• Trong trường hợp bạn chưa biết thông tin người nhận hoặc muốn có một mở đầu trang trọng hơn.

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment - Hỏi thăm, ời chào hỏi ban đầu

Hỏi sức khỏe với những người thân thiết

• How are you? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
• How are you doing?
• How are things?
• How have you been?

Hỏi thăm (trang trọng)

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó

• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. Reasons for writing - Lý do viết thư

• I am writing to + ….
• I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
• We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
• I recently read/heard about ..... and would like to know ....(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..)
• Having seen your advertisement in ..., I would like to ... (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…
• I would be interested in (obtaining / receiving) ...(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..
• I received your address from …..and would like to ... (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

4. Main Point - Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)

• We are pleased to announce that ...(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
• I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)
• You will be pleased to learn that ...(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)

• I am writing to express my dissatisfaction with ...(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)
• I am writing to complain about ... (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)
• Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)
• We regret to inform you that our order No. ----- is now
• considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu)
• I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)

• We are sorry for the delay in replying to ... (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
• I regret any inconvenience caused (by) ... (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)
• I would like to apologise for the (delay, inconvenience)... (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)
• Once again, please accept my apologies for ... (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

• Thank you for your quotation of ... (Cảm ơn về báo giá của anh về..)
• We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)
• We would like to cancel our order n° ..... (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)
• Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)
• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° .....(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)
• Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)
• It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)
• We can guarantee you delivery before ...(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)
• Unfortunately these articles are no longer available / are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng)

Dạng 8: Prices (Giá cả)

• Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)
• You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm)
• Please note that our prices are subject to change
• without notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)
• We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)
• We can make you a firm offer of ... (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)

Ngoài ra còn nhiều dạng main point khác, tùy vào nội dung bạn viết thư về. Mình sẽ tiếp tục update nếu các bạn comment bên dưới nhé.

5. Concluding sentence - Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

29 cách kết thúc email tiếng Anh phổ biến và ý nghĩa của chúng

6. Signing off: Ký tên

Trường hợp thân mật

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

• Yours faithfully,

Các lưu ý khi viết email

• Không viết tắt: Thay vì viết tắt như I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen... các bạn hãy viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not…
• Dùng từ ngữ văn minh, lịch sử, không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate,…
• Dùng would like cho ngôi thứ nhất, không dùng động từ want.
• Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2.
• Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
• Dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.
• Viết câu ngắn gọn, nhưng đủ ý, có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.
• Dùng chính xác các dấu chấm câu.
• Tránh lỗi chính tả.
• Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu tránh dùng từ nhiều nghĩa gây hiểu lầm.

Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn nắm được cấu trúc thường có trong một bức thư bằng tiếng Anh cũng cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết nhất và có thể áp dụng vào trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày.