Thiết kế phần mềm nền web-http://qlkhachsan.vn

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý khách sạn

ngocvd 00:00 16/01/0018

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý khách sạn

Thêm khách mới

Tại menu: Khách hàng, nhấn nút Thêm khách hàng
Cửa sổ thêm khách hàng hiện lên,bạn gõ thông tin khách hàng.
Nếu khách hàng là khách hàng cá nhân, Họ đệm và Tên sẽ được tự động chuyển chữ hoa đầu tiên

Bạn có thể bổ sung thêm các thông tin về hoá đơn khách hàng viết khi ấn nút Thông tin hoá đơn, hoặc bổ sung thêm Thông tin khác khi ấn vào nút tương ứng để mở ra các trường khác.

Bạn có thể sửa thông tin khách hàng khi nào thấy cần. Bằng cách ấn nút sửa vào khách hàng tương ứng.

Bạn có thể tìm khách hàng bằng cách lọc khi nhập vào các ô tương ứng bên trên.
Một số nút khác:

ĐP: Đặt phòng cho khách tương ứng.
NP: Nhận phòng cho khách tương ứng.
…: Chi tiết các yêu cầu đặt phòng trước đó.
Sửa: Sửa thông tin khách hàng.

Khách đến lễ tân và Nhận phòng

Khi khách đến trực tiếp khách sạn và nhận phòng luôn:

Menu: Khách hàng hoặc Đặt phòng. Ấn nút NP để nhận phòng
Khi này, khách vào ở ngay: tại menu Phục vụ

Đặt phòng ⇒ Xếp phòng cho khách ⇒ Khách đến & nhận phòng

a. Đặt phòng

Menu: Khách hàng hoặc Đặt phòng. Ấn nút ĐP để đặt phòng cho khách hàng tương ứng
Cập nhật các yêu cầu về đặt phòng của khách. Lưu ý cập nhật thông tin xếp phòng cho khách:

Loại phòng.
Số lượng phòng, số lương khách (để tham khảo)
Ngày vào, ngày ra (dự kiến)
Một số thông tin khác.

Ấn nút Ghi để ghi nhận.
Mẹo: Sau khi ấn nút Ghi, có thể ấn nút đóng cửa sổ tại góc trên bên phải hoặc ấn ra khoảng ngoài của cửa sổ, cửa sổ sẽ tự đóng.
Menu Đặt phòng sẽ cho thêm thông tin về tình trạng phòng: CK (có khách), ĐP (đặt phòng) để quyết định nhận đặt phòng của khách.

Từ đêm 24/10 đến sáng 25/10 có khách đặt 01 phòng.

b. Xếp phòng cho khách:

Sau khi khách đã đặt phòng, trước khi khách đến, cần lên kế hoạch và bố trí phòng cho khách ở:

Vào menu Xếp/Nhận phòng:

Tại đây, có danh sách các khách hàng đã đặt phòng.
Ấn vào nút Sửa để sửa yêu cầu đặt phòng cho yêu cầu đặt phòng tương ứng.
Ấn nút XP để xếp phòng cho cầu đặt phòng cho yêu cầu đặt phòng tương ứng.
Ấn nút NP để nhận phòng cho cầu đặt phòng cho yêu cầu đặt phòng tương ứng khi khách đã đến.
Ấn nút xếp phòng: XP

Lưu ý: Khách hàng yêu cầu giá theo đêm hay theo giờ.
Loại phòng khách hàng yêu cầu, số lượng phòng.
Mẹo: Tại ô Phòng chưa chọn, bạn có thể gõ ký tự phòng để lọc:
Ấn các nút mũi tên (>) để chuyển các phòng sang cột đã chọn hoặc ngược lại, nút >> là chuyển tất cả.

c. Khách đến & nhận phòng

Phòng đã xếp, khi khách đến, thì chỉ cần nhận phòng, có thể chuyển sang tab Phòng đã xếp (khách đến)

Nhấn nút NP để nhận phòng
Cập nhật ngày giờ khách nhận phòng làm căn cứ tính tiền.
Từ nay, khách đã ở khách sạn.
Tại menu Phục vụ cho biết khách đang ở.
Lọc theo toà nhà:

Phục vụ đồ uống

Vào menu Phục vụ:

Khách có thể yêu cầu: Dọn phòng ⇒ Chuyển cho bộ phận dọn phòng (quản lý phòng).

Mẹo: Di chuyển con chuột vào ô số phòng để hiển thị tên khách hàng đang ở.
Phục vụ khách: Nước, thức ăn nhanh, giặt là, dọn phòng: Ấn nút phục vụ:
Yêu cầu dọn phòng để chuyển yêu cầu dọn phòng tới bộ phận làm phòng.
Bộ phận Làm phòng, phục vụ khách tại phòng vào tab Phục vụ khách:

Ấn nút check để phục vụ, nút cảnh báo màu vàng là có yêu cầu dọn phòng. Check Đã dọn phòng để xác nhận bộ phận Làm phòng đã dọn phòng.
Khi giao đồ cho khách, có thể bổ sung đồ, bằng cách ấn nút Thêm, hoặc sửa lại yêu cầu khách đã có, ấn nút Sửa, sau khi sửa xong ô số lượng thì ấn nút Cập nhật.
Xác nhận giao đồ cho khách thì ấn nút Giao khách hàng.

Tính tiền/Thanh toán/Checkout

Tại menu Phục vụ ấn nút Thanh toán cho phòng tương ứng.

Thanh toán trả phòng có các trường hợp:

a. Thanh toán thông thường

Khách trả phòng và thanh toán: Ấn nút thanh toán ở trên:

Điều chỉnh ngày ra cho phù hợp. Điều chỉnh các khoản tiền phù hợp.
Các hình thức thanh toán:

Tiền mặt: Khách thanh toán tiền mặt,
Qua thẻ: Khách dùng thẻ.
Miễn phí: Khách được Miễn phí.
Huỷ: Huỷ yêu cầu phòng ở (vì lý do nào đó, nhận phòng mà không lên phòng nữa, trả phòng ngay).
Lưu vào hoá đơn nợ: Khách nợ tiền.
Chuyển thanh toán vào phòng: Khách chuyển toàn bộ tiền thanh toán, để thanh toán chung với phòng đang ở nào đó (phải chọn phòng).
Đổi tới phòng: Khách đổi tới một phòng cụ thể đang trống. Đây là thao tác đổi phòng.

Nút Check out để check out cho khách (khách trả phòng), nhưng chưa thanh toán.
Nút In là in ấn các hoá đơn nêu trên.
Nút Thanh toán là khách hàng thanh toán tiền theo các hình thức nêu trên.
Tổng số tiền thanh toán tại dòng: Thanh toán.

Ấn nút In:

b. Chuyển thanh toán sang phòng khác (trả cùng phòng đó)

Khách chuyển toàn bộ tiền thanh toán, để thanh toán chung với phòng đang ở nào đó (phải chọn phòng đang ở):